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财务档案管理办法及实施细则 档案管理办法及实施细则(暂行办法)

飞飞秘书网 发表于2022-05-04 15:27:42 本文已影响

下面是小编为大家整理的财务档案管理办法及实施细则 档案管理办法及实施细则(暂行办法),供大家参考。

财务档案管理办法及实施细则 档案管理办法及实施细则(暂行办法)

档案管理办法及实施细则(暂行办法)

为完善公司的管理体系,规范公司的经营行为,促进全公司的持续健康发展,根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,依据有关法律、法规及政策规定,结合实际,制定本办法。

一、总则

1.目的:为加强档案的管理工作,维护档案的完整与安全,便于公司各部门人员的利用,充分发挥档案在生产、管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》,特制定本办法。

2.适用范围:本办法适用于公司在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成的具有保存价值的文件材料。

二、档案整理及分类标准

公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。主要分为文书档案、基建工程档案、仪器设备档案、财务人事档案、函等类型:

1.公司设立、变更的申请、审批、登记、公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则等方面的文件材料;

2.公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;

3.行政类文件:政府机关核准文件,本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。

4.党团工青妇方面的文件;

5.财务、会计及其管理方面的文件材料;

6.劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面的文件材料;

7.经营管理方面的文件材料;

8.仪器、设备方面的文件材料;

9.基本建设、工程设计、施工方面的文件材料;

10.声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料。

11.电子文件:指在数字设备及环境中生成,以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。

12.其它具有利用和保存价值的文件材料。

三、档案管理归档工作

1.设立档案管理员,隶属总经理办公室,对公司内的档案资料实行统一管理。

2.各部门设立二级(兼职)档案员,二级(兼职)档案档案员对本部门档案的收集、建档、保管、借阅负全责。

3.总经理办公室负责组织各部门做好档案管理工作,档案室负责对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用,并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。

4.人事档案、财务档案分别由人力资源部、财务部设专人配合总经理办公室档案管理员进行管理。

5.归档各部门应于次年2月底前,将整理好的档案移交公司档案室。

6.归档范围及管理:

(1)各类资质文件、规章制度、人事档案、会议记录纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划、工作总结、设备及资产的登记资料等由总经理办公室负责归档。

(2)涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等与工程施工有关的资料由汇新环保科技有限公司负责整理及归档,并按规定及时向档案室移交。

(3)各类证件:如营业执照正、副本;
组织机构代码证正、副本由总经理办公室负责归档。如IC卡、贷款卡;
国税、地税税务登记证副本;
开户许可证等及各类财务凭证、帐薄、报表等均由财务部负责归档。

(4)涉及党团青工妇等各种文件材料,由党群办公室负责归档。

(5)凡不属归档范围的文件、图纸、资料,由各部门二级档案员按规定进行整理、保管。

四、文书档案归档基本要求

1.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。即批复在前,请示在后;
正件在前,附件在后;
印件在前,定稿在后。

2.在归档的文件材料中,每份文件的正件(原件)与附件(复印件、扫描件)分别立在一起,文电应合一归档。

3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷;
跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;
跨年度的会议文件放在会议开幕年。

4.下发文件要在硬盘、软盘中保存留档,还应留有书面材料存档。

5.凡归档的文件必须留原件存档。重要文件如部门需用可进行复印。

6.工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交总经理办公室统一登记、立卷、归档管理。

五、档案保管制度

1.各门类档案由公司档案室集中统一管理,配备档案员负责档案的保管工作。

2.按照档案管理有关规定,对各类档案应做到存放合理,排列有序,查找方便。

3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查,对已到借阅期限尚未归还的档案材料,要及时跟踪追还,防止丢失。

4.库房要保持清洁卫生,温度要经常保持在14—24℃,相对湿度要保持在45—60%,防止危害档案的现象发生。

5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫,定期检查。

6. 库房内严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆危险品,停电时,一律用手电照明,不得使用易燃器具。

7.与档案库房无关人员一律不得进入,随时关好库房门窗,确保安全。

六、档案保密规则

1.档案工作人员要提高警惕性,遵守保密纪律,坚持原则,认真执行各项制度。

2.凡到公司档案室查阅档案者,要认真遵守安全保密制度,严格履行档案查阅手续,档案原则上不准带出档案室。

3.查阅档案时,不得翻阅与查阅内容无关的文件材料。

4.对于违反保密规定,泄露公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定,严肃处理并追究其责任。

七、档案借阅制度

1.借阅档案要严格遵守档案管理制度,凡借阅者,应自觉履行借阅手续。

2.凡借阅档案,复印、抄写档案资料者,需经主管领导批准。外单位人员借阅档案,应持单位介绍信,经董事长或总经理同意后,方可办理借阅手续,并在借阅期限内按时归还。

3.借阅人员对档案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由转借或复印档案资料给他人。

4.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查,确认档案材料完好无损时,方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料,经认真核对,正确无误时,方能签字盖章。

5.借阅档案时,不得删改、涂写、拆损案卷,阅后要及时归还。

八、档案销毁制度

1.档案是企业的宝贵财富,是企业的真实历史记录,档案的销毁,必须严格执行国家有关规定。

2.对已超过保存期限的档案,由档案管理人员提出销毁意见,相关利害关系部门需对上报销毁的档案进行全面,认真的鉴定,并写出书面报告,提出存毁意见上报主管领导审定。

3.档案销毁的审批,必须按照国家的有关规定和按档案管理权限经各级主管部门审批,并填写《档案销毁登记表》和清单。

4.档案的销毁,必须指定专门小组负责,一般应两人以上。销毁前先核对清单,一人销毁,一人监销。销毁后经手人必须在清单上签名。

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